Huisvesting en facilitaire zaken

Doelstelling 2016

  • Standaardiseren en automatiseren van de werkzaamheden voor de hosting SOW
  • Het ontwikkelen van een digitale postkamer
  • Onderzoek doen naar de mogelijkheden van een e-depot

Toelichting

In 2016 heeft de samenwerking tussen Schiedam, Vlaardingen en Maassluis zich vooral gericht op de ondersteuning van de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts. De hostingsactiviteiten (bedrijfsvoeringsactiviteiten), zijn belegd binnen de drie gemeenten.
De gemeente Maassluis is belast met het hostingsonderdeel facilitair, Documentaire Informatievoorziening (DIV) en Archivering. Daarbij is een begin gemaakt met het standaardiseren van de facilitaire dienstverlening. Gelet op de diverse verschillende contracten die op dit gebied zijn afgesloten, zal dit proces meerdere jaren gaan duren. Op het gebied van DIV/Archivering is in 2016 vooral aandacht besteed aan een goede afstemming van de poststromen op het nieuwe uitkeringssysteem Civision Samenlevingszaken van Stroomopwaarts. Uit die werkwijze kwam een gemis aan een Documentair Informatie Systeem (DMS) naar voren.

Het ontwikkelen van een digitale postkamer, waarbij de postverwerking grotendeels automatisch kan gaan verlopen, is nog niet gestart. Dit is namelijk pas mogelijk zodra voor Stroomopwaarts een DMS voor de cliëntendocumenten  is geïmplementeerd. In 2016 heeft hier al uitgebreid onderzoek naar plaatsgevonden, maar dit heeft in dat jaar nog niet tot besluitvorming geleid.

Het digitale informatiebeheer vervangt in toenemende mate het papieren archief. Er is hierdoor sprake van een grote urgentie om te investeren in een goede voorziening (e-depot) voor het langdurig bewaren van ‘digital born’ documenten en dossiers en van documenten en dossiers, die door middel van scanning digitaal zijn gemaakt. In het verslag van de Archiefinspectie over de jaren 2014-2015 is de noodzaak van een e-depot ook onderschreven.
Op het gebied van e-depot is in 2016 nog geen concreet resultaat geboekt. Er wordt ten aanzien van dit onderwerp goed contact onderhouden met de gemeente Schiedam. Daarbij wordt bezien of voor het implementeren van een e-depot kan worden samengewerkt in MVS-verband. Ook in Schiedam was de ontwikkeling van een e-depot in 2016 nog in onderzoek.